Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверенность М-2: оформление и хранение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.
Учет доверенностей без журнала М-3
Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:
- Выдавая сотруднику доверенность, корешок остается в организации и подшивается в книгу в хронологическом порядке. Книга доверенностей может вестись за любой период – за год, за квартал или за месяц. Подшиваемые корешки пронумеровываются и на последнем ставится подпись бухгалтера и надпись «В настоящей книжке пронумеровано — (прописью) листов»;
- Либо некоторое число доверенностей (50, 100, 150) до выдачи подшивают в книжку, пронумеровывают и делают аналогичную запись на последнем листе. При необходимости доверенность отрывается, а корешок остается в книжке.
Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.
На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
Образец журнала регистрации выданных доверенностей
Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.
Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Как заполнить бланк доверенности формы М-2?
Как следует из самого названия доверенности по форме М-2, она оформляется в соответствии с принятыми стандартами. В настоящее время используется шаблон, утверждённый постановлением Госкомстата России №71а от 31 октября 1997 года.
Смотрите также: В2В-продажи — что это?
К заполнению документа предъявляются следующие общие требования:
- Не рекомендуется при обнаружении помарок или ошибок вносить поправки и исправления в бланк: в дальнейшем это может привести к недоразумениям при анализе доверенности или рассмотрении претензий поставщика или контрагента в суде. Лучше, внеся коррективы в распечатанный бланк, на его основе создать новый документ. Этот совет применим не только к доверенности формата М-2, но и к другим использующимся в деловом обороте бумагам.
- Все ячейки бланка должны быть заполнены. Если часть из них по объективным причинам должна остаться пустой, требуется поставить прочерк в каждой из них или перечеркнуть находящиеся рядом пустые поля одной чертой. Это важно, если планируется распечатать пустой бланк и заполнить его от руки (такой вариант вполне допустим). В противном случае все необходимые правки могут быть сделаны на стадии допечатной подготовки.
- В обязательном порядке необходимо привести в доверенности по форме М-2 полные паспортные данные исполнителя поручения. Необходимо также, чтобы подпись доверенного сотрудника совпадала с приведённой в паспорте: если он по каким-либо причинам надумал её сменить, это должно быть в первую очередь отражено в главном документе гражданина.
- Каждая доверенность оформляется только в отношении одного исполнителя и одного поставщика. А вот в качестве сопроводительных можно указать сразу несколько документов, приведя реквизиты каждого из них: это позволит максимально и без перегрузки бюрократического аппарата задействовать возможности получившего доверенность М-2 сотрудника.
-
Документ составляется в единственном экземпляре. Как видно по приведённым ниже в форматах Word и Excel бланку и образцу, доверенность М-2 состоит из двух частей:
- отрывного корешка с реквизитами предприятия и перечнем документов, на основе которых выдана бумага, — он остаётся у специалиста отдела бухучёта;
- основной части с перечнем принимаемых товарно-материальных ценностей и заверяющими подписями — она вручается исполнителю, который в дальнейшем, по завершении приёмки, передаёт её представителю поставщика.
- В дальнейшем корешки доверенностей по форме М-2 хранятся до истечения установленного срока в бухгалтерском отделе или направляются на хранение в архив организации. По окончании указанного периода отрывные части доверенностей можно утилизировать в соответствии со внутренним распорядком компании и требованиями закона.
Важно: хотя подразумевается, что корешки доверенностей по форме М-2, как и других документов бухгалтерской отчётности, должны подшиваться в папки, на деле они зачастую хранятся в коробках. Это несколько усложняет процесс поиска нужного документа, но нарушением законодательства не является.
Порядок заполнения доверенности по форме М-2:
-
Сначала необходимо вписать данные в отрывной корешок:
- номер бумаги согласно внутреннему документообороту;
- даты оформления доверенности;
- срок её действия (стандартно — две недели);
- должность доверенного сотрудника и его фамилия (можно с инициалами, если позволяет место);
- подпись исполнителя, получающего доверенность;
- наименование юридического лица-поставщика (желательно полное; можно официально принятое сокращение, указанное, например, в договоре поставки);
- номер документа-наряда и дату его оформления;
- номер и дату оформления документа, подтверждающего исполнение задания.
-
Вторая по счёту часть содержит следующие сведения:
- полное наименование организации-доверителя или его сокращённый вариант;
- номер доверенности по форме М-2;
- дату подписания документа;
- срок окончания его действия;
- официальные наименования юридических лиц: поставщика и потребителя;
- номер расчётного счёта и основные данные банка принимающей стороны;
- фамилия, имя и отчество доверенного сотрудника;
- паспортные данные исполнителя, включая серию, номер, место и дату выдачи, а также код подразделения;
- наименование юридического лица-поставщика ТМЦ;
- название, номер и дату оформления соответствующего документа (можно указать сразу несколько реквизитов).
-
Третья часть доверенности по форме М-2 представляет собой таблицу со следующими колонками:
- порядковый номер позиции;
- наименование товарно-материальных ценностей;
- единица измерения (килограммы, литры, тонны, связки, тюки и так далее);
- количество поставленного материала, измеренное в указанных единицах.
Важно: приводить в таблице стоимость (каждой позиции или суммарную) не обязательно, однако при желании в таблицу может быть добавлен соответствующий столбец — это никак не скажется на подлинности документа.
-
Последний, четвёртый раздел доверенности М-2 — удостоверяющий. Он включает в себя:
- подпись исполнителя поручения, совпадающую с приведённым в паспорте образцом;
- подпись руководителя подразделения или предприятия;
- подпись главного бухгалтера (или исполняющего обязанности);
- оттиск печати организации.
Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.
На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей. Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности. Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную.
Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом. Правильно оформленная доверенность необходима для накладной, а накладная для учета расходов организации.
Учет доверенностей без журнала М-3
Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:
- Выдавая сотруднику доверенность, корешок остается в организации и подшивается в книгу в хронологическом порядке. Книга доверенностей может вестись за любой период – за год, за квартал или за месяц. Подшиваемые корешки пронумеровываются и на последнем ставится подпись бухгалтера и надпись «В настоящей книжке пронумеровано — (прописью) листов»;
- Либо некоторое число доверенностей (50, 100, 150) до выдачи подшивают в книжку, пронумеровывают и делают аналогичную запись на последнем листе. При необходимости доверенность отрывается, а корешок остается в книжке.
Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.
На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.
Журнал учета выданных доверенностей
Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г. Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.
Применяется журнал для учета выдаваемых доверенностей, а также для подтверждения их получения. Ведется журнал в виде книги, все страницы в нем должны быть пронумерованы, а сама книга прошита и скреплена печатью. Книга заверяется подписью руководителя организации и главного бухгалтера.
На каждой странице журнала представлена таблица, содержащая 8 столбцов. В эту таблицу вносятся сведения по выдаваемым в организации доверенностям.
Вести журнал должен один сотрудник. Данная обязанность возлагается на бухгалтерию, либо юридический отдел. Хранится данный документ должен 5 лет.
- Образец. Заказ на ремонт или заточку инструментов (приспособлений). Форма № мб-3
- Образец. Индивидуальные сведения о плательщике страховых взносов. Форма № сзв-1
- Образец. Информация о массовом высвобождении работников
- Образец. Карточка акционера
- Образец. Карточка акционера (для юридических лиц)
- Образец. Карточка размещения ценных бумаг
- Образец. Карточка учета ценных бумаг в залоге
- Образец. Книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
- Образец. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- Образец. Книга учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
- Личная карточка учета выдачи СИЗ. (Форма МБ-6)
- Образец. Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений. Форма № мб-6
- Образец. Медицинская справка для представления в госавтоинспекцию форма n 083-у-89
- Образец. Обращение акционера в правление акционерного общества с требованием о созыве общего собрания (типовая форма)
- Образец. Операционный журнал
- Образец. Перечень документов, на которых ставится круглая печать
- Образец. Перечень документов, не подлежащих регистрации
- Образец. Перечень документов, подлежащих утверждению
- Образец. Повестка дня годового общего собрания акционеров
- Образец. Положение о конфиденциальной информации акционерного общества (типовая форма)
Журнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:
- номер доверенности,
- дата выдачи,
- срок действия,
- должность и ФИО лица, которому выдана доверенность,
- наименование поставщика, у которого получают товары,
- номер и дата наряда, счёта или извещения,
- расписка лица, получившего доверенность,
- отметка о выполнении поручения по доворенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
корешок от доверенности
Да нет такого вроде бы.
Зачем чья-то печать? Что они и корешок привозят к вам?
Приемка на территории поставщика
Если товары принимают на складе поставщика, то представитель покупателя получает их по доверенности. Вместе с этой бумагой он предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Доверенность составляют по унифицированным формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а (далее — Постановление N 71а).
В доверенности указывают:
— номер, дату выдачи и срок ее действия;
— должность и фамилию человека, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
— номер и дату документа, на основании которого отпускается товар;
— название, адрес, банковские реквизиты покупателя;
— наименования товаров, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают на бланках по форме N М-2, то их учет ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии торговой фирмы. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику предприятия. Но допустим, фирма использует форму N М-2а. Тогда эти бланки регистрируют в книге доверенностей. Листы в ней нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Доставив на предприятие ценности, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке или в книге доверенностей.
Сколько лет хранятся доверенности
— Конституционное право — Сколько лет хранятся доверенности
В данном случае основанием для отнесения поставок, услуг и работ к категории наиболее важных может быть закреплено на уровне локального нормативного акта организации. Менее рискованный вариант — использовать для всех доверенностей, оговоренных в п. 273 Перечня срок хранения «постоянно». Статья 273 Перечня.
Декларирует требование к хранению доверенностей-оригиналов, выданных организации-представительству, что вступает в противоречие со ст. 189 ГК РФ, согласно которой доверенность должна быть возвращена организации-доверителю.
В случаях, где имеет место явная двусмысленность трактовки с точки зрения действующего законодательства и там, где это возможно, мы рекомендуем использовать срок хранения «постоянно». Срок хранения доверенностей на получение ТМЦ устанавливается ст.
Как хранить корешки от доверенностей
Например:
сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы); передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним; документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения); документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки); паспорта сделок; книги, журналы, карточки учета ценных бумаг. Обратите внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1 ‘Бухгалтерский учет и отчетность’ Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше.
Форма доверенности: из чего состоит, правила заполнения
Доверенность на получение ТМЦ является официальным документом, который должен заполнятся в соответствии с определенными требованиями и нормами. Для этого используется форма М-2.
бланк доверенности на получение ТМЦ (форма М-2) в формате .xls (Microsoft Excel)
В форме М-2 нужно указать следующие данные:
- ОКПО организации, которое прописано в Уставе юридического лица;
- дата заполнения, номер и срок действия документа;
- данные о получателе товара, его должности, компании, ИНН;
- занимаемая должность и ФИО того лица, на которое выписана доверенность;
- платежные реквизиты;
- название компании-поставщика;
- документы, на основании которых осуществляется выдача товара (накладные чеки и т.д.).
Кроме того, на обратной стороне доверенности в обязательном порядке должен указываться перечень товаров, которые должны быть переданы получателю, а также некоторая информация о них:
- количество;
- единицы измерения;
- порядковый номер.
Если в бланке остаются незаполненные строки, они должны быть вычеркнуты большим зигзагом. Ниже перечня товаров ставится подпись доверенного лица, что подтверждает факт получения им бумаги.
Доверенность на получение ТМЦ обязательно должна заверяться подписью бухгалтера и руководителя, а также печатью самого предприятия. В противном случае документ не будет иметь никакой силы.
Кроме того, существует другая форма доверенности М-2а, которая выдается в тех случаях, когда представитель должен получать товар регулярно, а не разово.
Журнал регистрации выданных доверенностей
4913 служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией.
В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати. ФАЙЛЫ Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале.
Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала.
Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего. Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте.
Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:
- Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
- Дата выдачи.
- Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
- На кого выдана.
- Название поставщика.
- Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
- Подпись того, кто получил доверенность.
- Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).
Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка.
На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование.
Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет.