Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Примеры заполнения бумажной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заявление об увольнении по собственному желанию составляется в письменной форме не менее чем за 2 недели до даты увольнения. Документ должен быть правильно написан. Не допускайте ошибок, не давайте работодателю повода затягивать процесс.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос № 1: Как сформулировать причину увольнения в трудовой книжке, если сотрудница увольняется по собственному желанию, так как требуется уход за ребенком до 14 лет?
Ответ: Запись может быть сделана в следующем виде:
«Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Вопрос № 2: Нужно ли заполнять трудовую книжку сведениями о приеме на работу и увольнении, если сотрудник в первый же рабочий день решил уволиться и принес руководителю заявление об увольнении?
Ответ: По соглашению сторон такого работника уволить можно, записи в трудовую книжку делать не обязательно. Но по просьбе работника отразить единственный рабочий день в трудовой книжке можно.
Вопрос № 3: По просьбе работника в трудовую была внесена запись о работе по совместительству (внутреннее совместительство). Затем внутреннее совместительство прекращено (расторгнуто соглашение о внутреннем совместительстве). Сотрудник заявления об увольнении не написал. Нужно ли работникам кадровой службы компании вносить сведения в трудовую книжку сотрудника об увольнении с работы по совместительству?
Ответ: Запись о работе по совместительству в трудовую книжку работника делается только на основании его письменного заявления. Если заявления нет, сотрудники кадровой службы не вправе делать такую запись.
Вопрос № 4: Кто должен сделать вносить запись об увольнении в трудовую книжку, если в компании нет кадрового работника?
Ответ: Трудовую книжку в таком случае заполняет сотрудник, уполномоченный руководителем компании, либо сам руководитель.
Вопрос № 5: Работающий пенсионер при увольнении просит записать в трудовой книжке, что он уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию. Можно ли делать такую запись, если он вышел на пенсию несколько лет назад, потом некоторое время не работал, затем устроился на работу в нашу компанию, а сейчас написал заявление на увольнение?
Ответ: Да, просьбу работавшего пенсионера можно удовлетворить, не смотря на то, что аналогичная запись уже была в его трудовой книжке. Запрета на такую формулировку в законодательстве нет.
В какой срок работник должен предупредить об увольнении по собственному желанию
Работник должен предупредить вас об увольнении по собственному желанию, как правило, не менее чем за две недели до увольнения (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Иной срок предупреждения установлен, в частности:
— для работников в период испытания — не позднее чем за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ);
— для руководителя организации — не менее одного месяца (ст. 280 ТК РФ);
— для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, — за три календарных дня (ч. 1 ст. 292 ТК РФ);
— для сезонных работников — за три календарных дня (ч. 1 ст. 296 ТК РФ).
Указанные сроки нужно исчислять со следующего дня после того, как к вам поступило заявление работника об увольнении (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Для этого рекомендуем зафиксировать дату получения заявления, например, в журнале регистрации заявлений работников.
Время отпуска или болезни не прерывает течение этих сроков. На это время может приходиться и дата увольнения. Это следует из ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ, Письма Роструда от 05.09.2006 N 1551-6.
Учтите, что в течение указанных сроков работник может передумать увольняться и отозвать заявление об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).
Можно ли уволить работника, который направил заявление об увольнении по почте
Да, можно, если работник направил вам заявление об увольнении по обычной почте, например заказным письмом (Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6). А если работник прислал вам заявление по электронной почте, принять такое заявление можно не всегда. Поэтому учтите следующее.
Вы должны оформить увольнение на основании заявления, полученного по электронной почте, если его направит дистанционный работник и заявление подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 4, 6 ст. 312.1 ТК РФ).
Полагаем, что недистанционный работник тоже может направить вам заявление по электронной почте, если подпишет его усиленной квалифицированной электронной подписью. В этом случае оно приравнивается к собственноручно подписанному документу на бумажном носителе согласно ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи. Однако официальных разъяснений по этому вопросу нет и судебная практика неоднозначна, поэтому рекомендуем попросить такого работника написать заявление на бумажном носителе.
Требуемой формы заявления на увольнение по собственному желанию нет. Однако существуют определенные стандарты. Что проверить:
- наименование работодателя — наименование компании, ФИО индивидуального предпринимателя;
- данные держателя, на имя которого вы пишете документ – должность, Ф.И.О;
- ваши данные (должность, ФИО, отдел);
- текст, который обычно звучит так: «В соответствии со ст. 80 ТК РФ прошу уволить меня по собственному желанию; день месяц год»;
- дата составления документа;
- подпись работника с расшифровкой.
Вы можете писать от руки или на компьютере.
Особенности увольнения директора
Руководитель по своей сути хоть и является наемным работником, но обладает большими полномочиями. Поэтому при его увольнении по своему желанию существует специальная процедура, которую необходимо соблюдать обязательно.
При увольнении директора существуют следующие особенности:
- По закону, руководитель заключает трудовое соглашение с собственниками организации. Если директор принимает решение уволиться, он должен созвать внеочередное собрание участников фирмы, на котором уведомить их о своем увольнении.
- Срок уведомления собственников о предстоящем увольнении составляет 1 месяц. Закон считает, что этого времени достаточно для того, чтобы найти преемника и передать все дела.
- Если происходит расторжение трудового соглашения с руководителем, необходимо уведомить об этом событии всех партнеров, контролирующие органы, отозвать выпущенные на старого директора ЭЦП и т. д.
- В компании не должно быть периода безвластия. Как только старый директор увольняется, тут же должен быть принят новый.
Принуждение к увольнению: ответственность работодателя
Если работника принудили оформить заявление об увольнении, то к должностному лицу и в целом к компании могут применяться меры воздействия в соответствии с административным кодексом, а в отдельных ситуациях — уголовным кодексом РФ.
Ответственность за принуждение к увольнению определяется в соответствии со ст. 5.27 КОАП.
Она устанавливает:
- Для директора организации — штраф от 1000 до 5000 руб., для самой организации — от 30000 до 50000 руб.
- В случае, если такое нарушение будет обнаружено проверяющими органами повторно, то наказание будет увеличено. Для директора оно теперь составит 5000-10000 руб., для компании — 50000-70000 руб. Также будет устанавливаться запрет на осуществление такой деятельности на срок от 1 года до 3 лет.
Если выяснится, что принуждение к увольнению было проведено в отношении беременной сотрудницы, либо работники с маленькими детьми, то для руководителя наступит уголовная ответственность.
Как правильно составляется отметка?
Трудовые правоотношения с трудоустроенными пенсионерами могут быть прекращены на общих основаниях в нижеперечисленных случаях:
- по инициативе сотрудника, предоставившего заявление на увольнение (такое основание позволяет ему уволиться именно в связи с выходом на пенсию);
- по инициативе нанимателя, если, например, работник не соответствует занимаемой должности, совершил дисциплинарный проступок, при проведении организационно-штатных мероприятий, влекущих за собой сокращение числа или штата занятых на предприятии лиц;
- по взаимному согласию сторон правоотношений, в случае если и пенсионер, и наниматель приходят к выводу о целесообразности прекращения трудовых правоотношений.
Основные ошибки при заполнении
Заметьте! Сотрудники кадровой службы часто нарушают следующие правила заполнения трудовых книжек:
- информация в трудовую книжку работника заносится пастой черного, синего или фиолетового цвета. Использование других цветов недопустимо и является нарушением;
- сокращение слов и наименований документов и актов (правильно вносить «Трудовой кодекс», а не «ТК», «Приказ», а не «пр.») не допускается;
- при внесении информации используются формулировки в соответствии со статьями Трудового кодекса либо других федеральных законов;
- факт увольнения должен быть заверен подписью работодателя и работника в трудовой книжке. Многие менеджеры по кадрам пренебрегают этим правилом. Запись об увольнении всегда сопровождается подписью работника с расшифровкой. По рекомендации Федеральной службы по труду и занятости «Роструд» уволенный сотрудник должен расписаться под подписью работодателя (работника отдела кадров).
Общие правила заполнения
-
Запись в трудовую «по собственному желанию» можно вносить с помощью перьевой, шариковой или гелевой ручки.
-
Исправлений, помарок и зачеркиваний в документе быть не должно.
-
Сокращения не допускаются.
-
Допустимый цвет чернил – синий, черный, фиолетовый.
-
Обязательно надо проставлять порядковый номер записи (без повторений и пропусков).
-
Дату следует указывать в формате «число/месяц/год».
-
Формулировка увольнения должна быть указана четко и соответствовать законодательным нормам.
-
Обязательно надо поставить ссылку на номер статьи ТК РФ.
Когда работнику выдаются документы
Отправка трудовой книжки по почте при прекращении трудовых отношений возможна только с согласия ее владельца, которое следует оформить в письменном виде. Это практикуется, если работник заранее предупреждает работодателя о том, что не сможет в день расторжения контракта присутствовать на рабочем месте. Этим пользуются, если главный офис компании находится на значительном расстоянии от подразделения, в котором работает человек.
Бланк необходимо вернуть владельцу вовремя. Что делать, если в положенный срок уволенный работник за ним не явился? Невыдача трудовой книжки при увольнении грозит работодателю неприятностями в виде штрафа в размере до 50 000 рублей. Чтобы обезопасить себя, руководителю компании следует посредством почты послать бывшему сотруднику уведомление с просьбой забрать бланк в отделе кадров предприятия или дать согласие на отправку его по почте. Сделать это надо в последний рабочий день уходящего сотрудника.
Если работник не явится за бланком самостоятельно, он вправе обратиться за помощью к человеку, которому доверяет, — близкому родственнику или сослуживцу. После оформления доверенности у нотариуса знакомый сможет получить в отделе кадров его документ.
Только после того как уволенный сотрудник получил свою трудовую книжку с записью об увольнении в соответствующей графе, ставят точку в этом непростом деле.
Как происходит на практике?
В связи с тем, что специалисты кадровых служб многих учреждений и организаций недостаточно компетентны в вопросах законодательства и не всегда правильно заносят записи в «трудовые» сотрудников предприятий, у многих граждан появляются сложности при устройстве на другую работу, при получении различных льгот и даже при назначении пенсии. К большому сожалению, в настоящее время это случается достаточно часто. Ведь многие специалисты не стараются соблюдать «Правила ведения и заполнения трудовых книжек». В последующем, допущенные ошибки приводят к тому, что существующие записи приходиться аннулировать и вносить новые. В частности это касается сокращений в трудовых книжках, которые по нормам закона вообще не должны там присутствовать. Например, вместо приказа — «пр.», распоряжение заменяют на «распр.», слово уволен на «ув.». Также не всегда разборчиво написана причина увольнения.
Ответственное лицо при внесении записи может допустить ряд ошибок, в том числе и по незнанию. Среди наиболее распространенных следует выделить:
- внесение отметки в трудовую, чернилами красного, зеленного или иного цвета, отличающегося от предусмотренного на законодательном уровне;
- наличие сокращений в записи, в том числе в названии нормативных документов;
- неверная формулировка причины расторжения трудовых отношений. При увольнении сотрудника, ответственное лицо должно внести запись о причинах, идентичную указанной в приказе предпринимателя и соответствующую нормам, предусмотренным на законодательном уровне;
- если при передаче работнику трудовой запись в ней будет не заверена предпринимателем или иным ответственным лицом, то она считается недействительной. Ответственное лицо обязано поставить свою подпись с расшифровкой и печать организации (или подпись предпринимателя);
- отсутствие подписи сотрудника об ознакомлении с внесенной записью.
Как подтвердить стаж, если документов нет
Даже если ПФР «завернул» заявление из-за нечитаемых записей в трудовой книжке, доказать стаж можно справкой с места работы или из архива. Но в 90-е предприятия разорялись и ликвидировались быстрее, чем успевали сдать документы в местный архив. Поэтому с достаточно большой долей вероятности может оказаться, что данных в архиве о зарплате за 80-90-е годы попросту не сохранилось.
На случай отсутствия документов в архивах закон предусматривает только один вариант подтверждения стажа:
- если документы утеряны из-за стихийного бедствия и их невозможно восстановить, достаточно показаний двух и более свидетелей;
- если документы утеряны из-за небрежного хранения, умышленного уничтожения и т.д. (не по вине работника), то тоже достаточно показаний двух и более свидетелей – но уже с оговоркой «в отдельных случаях допускается».
Если заявитель может найти свидетелей, с которыми работал в одно время и на одном предприятии, ему достаточно получить от них письменные показания (в свободной форме), а также главное – доказательство их трудоустройства на том же предприятии. То есть, вести этих людей в ПФР не нужно, но если у них тоже есть проблемы с подтверждением стажа (что вполне возможно – если утеряны все архивы), то их показания ПФР попросту не сможет принять как доказательство.
То есть, свидетельские показания – хороший вариант на случай, когда была утеряна лишь часть архивов, или же другие работники успели получить документы о трудоустройстве ранее.
Согласно действующему в РФ законодательству, а именно, исходя из информации, установленной в статье 5.27 КоАП РФ, в случае выявления нарушения правил хранения, учёта или же ведения кадровой документации – предусмотрена следующая ответственность:
- для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 российских рублей;
- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – от 1 000 до 5000 российских рублей.
При этом, в случае повторного нарушения – штрафы увеличиваются:
- для юридических лиц – до 70 000 российских рублей;
- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц/кадровиков – до 20 000 российских рублей.