Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Биометрическая система учета рабочего времени и контроля доступа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме классификации по типу работы и способу передачи информации, отличают традиционные и БСКУД. Они применяются для идентификации биометрических параметров (БП), уникальных для каждого человека. К ним относятся рисунок радужной оболочки глаза и отпечаток пальца пользователя. Применение БП для идентификации персонала в разы повышает уровень безопасности на защищаемом объекте в сравнении с ключами. Как правило, для идентификации используют отпечаток пальца. В крупных системах по контролю доступа с более чем тысячью пользователей используется 2-хфакторная идентификация бесконтактной картой и отпечатком пальца.
В процессе функционирования СКУД осуществляет:
- контроль и регистрацию прохождения работников в указанное время либо в соответствии с допуском в помещения или зоны, находящиеся под охраной;
- составление отчетов по различным параметрам для контроля рабочего времени;
- сравнение фото, хранящихся в базе данных, с изображениями с видеокамеры, установленной в зоне прохода;
- демонстрация основных зон и показателей, которые фиксирует СКУД, в режиме реального времени на ПК;
- учет рабочего времени персонала в автоматическом режиме;
- фотографирование работников и посетителей промышленного объекта, офиса и сохранение фото в картотеке.
По типу работы и способу передачи данных технические установки контроля доступа бывают трех видов:
1. Автономные. Предназначение – обеспечить контроль за одним либо за множеством помещений. Данные СКУД управляются отдельным контроллером. В качестве идентификатора используется карта контроля доступа, а исполнительного механизма – электронный замок. Автономный контроллер, в большинстве случаев, работает только для пропуска на территорию, а для отслеживания выходящих работников считывается и учитывается сигнал с кнопок или датчиков управления.
К достоинствам автономной системы КУД относятся простота установки и эксплуатации (при редко меняющемся и относительно небольшом числе пользователей), а также невысокая цена. Однако у них есть и минусы. Так, в простых контроллерах обычно невозможно удалить из памяти устройства отдельный ключ. Кроме того, чтобы удалить потерянные ключи, придется очистить всю память и заполнить ее актуальными данными. Примитивные контроллеры автономного типа не хранят информацию о входах и выходах авторизированных пользователей. Они не могут пропускать те или иные группы пользователей по заданному расписанию и не подходят для учета рабочего времени.
2. Сетевые. Такие системы, осуществляющие контроль доступом, оснащаются более мощным контроллером. Их устанавливают, если необходимо наблюдать за большими по площади и многолюдные помещения. Точки доступа – проходные предприятий либо иные сооружения, а исполнительный механизм – турникеты и пр. с дистанционными считывателями.
Основным недостатком сетевой системы, осуществляющей контроль и управление доступом, является уязвимость к взлому. Если карты доступа потеряны либо украдены, ими может воспользоваться преступник. Это несовершенство учтено в биометрических системах.
3. Беспроводные. Системы подключаются к беспроводной сети. Они автоматически регистрируют каждый проход с идентификаторами. Кроме того, СКУД включает/выключает беспроводные цифровые замки, ручки для дверей и пр. Они программируются и могут иметь автономное питание. Использование беспроводных систем позволяет отказаться от дорогой прокладки кабельной сети и расширять СКУД быстро и без значительных финансовых затрат. Открытие дверей, ворот и других барьеров осуществляется по радиосвязи. Пользователям предоставляется один электронный «ключ» для всех систем.
Автоматизированная система может работать в следующих режимах:
- Стандартный. Сотрудник или посетитель подносит идентификатор к считывателю. На основе полученных данных и контроллер принимает решение о пропуске/отказе в проходе владельцу идентификатора. Одновременно фиксируются время и личность. Данные передаются в БД.
- Одновременное прохождение через точку доступа двух или более работников. При этом они подносят идентификаторы к контроллеру, который решает, открыть дверь, турникет и пр. или нет. Доступ запрещается, если контроллер обнаруживает, что у одного из сотрудников нет разрешения.
- Запрет на повторное прохождение. КУД блокирует использование идентификатора в другой зоне доступа, если работник не вышел из предыдущей. Возможны несколько режимов: полный запрет, запрет в течение определенного периода времени разрешение на проход с фиксированием в журнале факта нарушения.
- Проход с подтверждением. Для входа в помещение человеку требуется подтверждение со стороны одного из членов персонала. Контроль доступа с последующим подтверждением осуществляется по идентификатору или по нажатию на специальную кнопку.
- Двойная идентификация. Система проверяет сотрудника по 2-м атрибутам, например, по идентифицирующей карте и паролю. На ввод 2-го идентификатора может отводиться определенный промежуток времени.
- Закрытый режим доступа. При использовании подобных СКУД, конкретный сотрудник или весь персонал не могут входить в определенные зоны в течение установленного промежутка времени, например, после окончания и до начала следующего рабочего дня.
- Открытый режим доступа. В таком случае для прохождения через точку не требует предъявления идентификатора.
Какие проблемы могут решить АСУРВ
С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:
- регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
- видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
- серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
- более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
- помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
- значительная финансовая экономия.
Существуют два подхода к организации системы учета рабочего времени на основании данных о фактическом времени входа и выхода сотрудников на территорию предприятия, полученных из СКУД:
■ данные о времени передаются из СКУД в систему управления предприятием, где они обрабатываются согласно принятой на предприятии логике управления и учета;
■ первичные данные о времени проходов обрабатываются специализированным программным обеспечением, поставляемым вместе с большинством профессиональных СКУД. ERP-системы предприятий, как правило, поддерживаются и адаптируются собственными или аутсорсинговыми специалистами, реализующими в полном объеме необходимый функционал, в том числе и УРВ. В таком случае СКУД выполняет роль поставщика данных о событиях и получателя данных о пользователях и их правах доступа.
Для предприятий, не имеющих полноценной ERP-системы и ориентирующихся на программные модули УРВ, поставляемые производителями СКУД, представляется рациональным указать возможные варианты расчета.
Как проверяются карточки
Если карточка-пропуск имеет магнитную полосу, то ее необходимо провести через щель, которую имеет считыватель электронных карт. Если право прохода подтверждено, на приборе загорается зеленая лампочка и открывается проход.
Магнитная полоса – далеко не единственный возможный атрибут пропускной карточки. Возможна и бесконтактная схема считывателя карт доступа, при которой в карточку встроен микрочип с антенной. В этом случае считыватель излучает радиосигнал, который воспринимает антенна карточки. Энергия этого сигнала используется для отправки ответного радиосигнала со всей информацией, находящейся в чипе.
Такие карты не надо никуда вставлять. Достаточно поднести к считывателю карту на 2-30 сантиметров, чтобы связь была установлена и информация воспринята. По форме это может быть и не карта, а брелок. Расстояние, на котором распознается информация, может быть довольно большим – например, чтобы открылись въездные ворота, не требуется выходить из машины, если на лобовом стекле ее прикреплен пропуск в виде брелка.
Как проконтролировать электронную переписку сотрудников и не сесть в тюрьму
Современные программы позволяют отслеживать нажатие клавиш на компьютере, контролировать посещение сайтов и даже анализировать все электронные письма. Однако за использование подобных средств можно на несколько лет отправиться в места не столь отдаленные. «Путевкой» станет ст. 138 УК РФ. Как сделать действия работодателя законными? Что и в каких документах написать? И как уволить работника, если он сболтнет лишнего в электронной переписке? Давайте разбираться.
С развитием технологий работодателям стало недостаточно контролировать работников только с помощью традиционных средств фиксации, таких, например, как журнал учета прихода-ухода сотрудников из офиса или еженедельные письменные отчеты. Информационные технологии вошли во все сферы нашей жизни. Передать сведения, являющиеся конфиденциальными, из офиса компании третьим лицам значительно проще, чем раньше, — теперь для этого используются еще Интернет и электронная почта.
Поэтому компании задумываются о средствах контроля за сотрудниками, которые позволили бы предотвратить нежелательные поступки персонала. Уже давно изобретены специализированные программы контроля над действиями работников, которые не только фиксируют все их действия, но даже анализируют их и формируют отчеты. Сейчас в автоматическом режиме можно:
— отслеживать нажатие клавиш на компьютере;
— делать снимки экрана и снимки с камеры компьютера;
— удаленно запускать приложения, контролировать посещение сайтов;
— анализировать входящие и исходящие электронные письма.
И это значительно облегчает жизнь организации. Теперь не надо стоять за спиной сотрудника, чтобы знать, какие сайты он посещает на рабочем компьютере/планшете/мобильном телефоне или какие письма и с какими данными отправляет партнерам.
Однако вместе с программным обеспечением, которое следит за сотрудниками и контролирует их действия, облегчая жизнь работодателей, возникает и риск нарушения конституционного права людей на тайну переписки. А именно ст. 23 Конституции РФ, согласно которой «каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений». Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.
На заметку. На первый взгляд все просто: установил системы контроля, вызвал нарушителей на ковер — и проблема решена. Но существуют и другие мнения: «Самая большая ошибка руководителя — это уверенность в том, что программное обеспечение заставит людей работать». Программы-шпионы помогают обозначить проблему, не претендуя на ее решение целиком и полностью. Конечно, людей можно «припугнуть», и на какое-то время отдача возрастет. Но если при этом ничего не делать с мотивацией на более глубоком уровне, через некоторое время все снова вернется на круги своя.
Как видите, в Конституции РФ речь идет не о личной переписке, а вообще о любой переписке, которую ведет человек. Теперь обратимся к уголовному законодательству, которое вводит ответственность за нарушение этих прав. А именно к ст. 138 «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений» УК РФ. Ответственность — до четырех лет лишения свободы.
Получается, желание работодателя контролировать действия работников может окончиться весьма плачевно, в том числе для того сотрудника, который будет эту задачу выполнять лично. Причем с реальным тюремным сроком. Перспектива уголовной ответственности малоприятная, поэтому давайте разбираться, как ее избежать и воспользоваться законным правом работодателя знать, не «сливает» ли работник информацию о компании конкурентам и не планирует ли пойти в прокуратуру с жалобой.
В совокупности все вышеперечисленные нормы ТК РФ об обязанностях работника означают, что работодатель может контролировать и электронную рабочую переписку сотрудников. Но как не нарушить данное Конституцией РФ право на неприкосновенность переписки? Оказывается, в ч. 1 ст. 24 Конституции РФ сказано, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица (в т.ч. переписки) допускается, но только с его согласия. Значит, перед тем как внедрить любое программное обеспечение или даже просто залезть в почтовый ящик сотрудника и прочитать его электронную почту, нужно получить согласие работника, а перед этим — внести соответствующие изменения в локальные нормативные акты.
Как оформить введение пропускного режима
По своей сути пропускной режим — это не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его установления в компании необходимо сделать следующее.
Шаг 1. Для начала в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) нужно закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим и все работники обязаны его соблюдать. А далее — сослаться на ЛНА, посвященный вопросам действия данной системы.
Мы рекомендуем именно принятие отдельного ЛНА, так как это гораздо удобнее, в том числе в случае, если в будущем нужно будет вносить какие-то изменения/дополнения. Ведь в ПВТР обычно закрепляют общие положения о регулировании трудовых отношений в организации, указывать в них подробности по каждому аспекту излишне.
Вносимые в ПВТР поправки в связи с введением контрольно-пропускного режима, как правило, утверждаются приказом работодателя. Причем можно прописать изменения/дополнения непосредственно в тексте приказа, а можно утвердить приказом новую редакцию ПВТР. Здесь все остается на усмотрение организации (если в Инструкции по делопроизводству или ином документе установлен порядок принятия ЛНА, внесения в них изменений и дополнений, утверждения новых редакций, нужно будет руководствоваться таким порядком).
С приказом и вносимыми в ПВТР изменениями/дополнениями (новой редакцией) обязательно нужно ознакомить работников под подпись.
Шаг 2. Затем нужно разработать отдельное Положение о контрольно-пропускном режиме.
В нем уже подробно описываются:
— используемая электронная контрольно-пропускная система;
— порядок получения и сдачи работниками магнитных карточек, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу;
— порядок учета и контроля рабочего времени работников с помощью турникетной зоны электронной пропускной системы и специального программного обеспечения;
— порядок входа/выхода из организации, вноса/выноса материальных ценностей;
— действия работника в случае, если он забыл карточку или если она размагнитилась, повреждена;
— другие вопросы, связанные со спецификой деятельности организации.
Также необходимо:
— описать правила прохода для посетителей организации;
— указать лицо, ответственное за наблюдение за турникетами (охранник или охранная организация по договору оказания охранных услуг). Таких лиц может быть несколько.
Кроме того, нужно определить, кто может предоставлять сведения из электронной контрольно-пропускной системы в бумажном и электронном виде, а также кто может запрашивать эти данные (при необходимости — с указанием форм запроса и ответов на запрос в приложениях к положению о контрольно-пропускном режиме).
В приложении к положению не забудьте закрепить универсальную форму пропуска (той самой магнитной карточки). Положение, как и любой другой ЛНА, как правило, утверждается приказом. В таком приказе лучше указать конкретную дату введения режима. С приказом и положением обязательно нужно ознакомить всех работников под подпись.
Обратите внимание! Если в ЛНА не закреплен контрольно-пропускной режим или работников с ЛНА не ознакомили, то они не обязаны его соблюдать, привлечь их к дисциплинарной ответственности на основе данных электронной системы не получится. При этом важно конкретизировать вид используемой системы и желательно — ее название.
Во избежание конфликтов с сотрудниками рекомендуем заранее провести с ними встречу и рассказать, зачем вводится контрольно-пропускной режим и как он будет функционировать. По общему правилу уведомлять работников за два месяца, как того требует ст. 74 ТК РФ, например, при введении неполного рабочего времени, не нужно.
Введение пропускного режима не относится к организационным или технологическим изменениям условий труда. Однако если вместе с введением пропускного режима вы меняете режим рабочего времени или иные условия трудовых договоров, заключенных с сотрудниками, то уведомить сотрудников за два месяца придется.
Пример из судебной практики: на предприятии работодателя установлен пропускной режим — СКУД. Но в локальных нормативных актах (ПВТР и иных) это не закреплено. Работница неоднократно опаздывала на работу, и работодатель привлек ее к дисциплинарной ответственности на основании распечатки из СКУД. Суд посчитал дисциплинарное взыскание незаконным, в том числе и вследствие того, что локальные акты работодателя не содержат положения об учете рабочего времени работников с помощью турникетной зоны СКУД. Хотя у работодателя и действовала инструкция под названием «Пропускной и внутриобъектовый режим», одного этого оказалось мало (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 N 88-10644/2020).
Система контроля доступа и управления на предприятии
СКУД или СКД — программно-аппаратное обеспечение, позволяющее защищать охраняемый объект от нежелательного вторжения, контролировать перемещение транспорта и вести учёт посетителей.
Подобный метод контроля на предприятии способен полностью автоматизировать уровень доступа и исключить вероятность возникновения «человеческого фактора» в вопросах охраны.
Система управления может фиксировать важные аспекты работы любого предприятия:
- при интеграции с камерами видеонаблюдения, СКУД осуществляет круглосуточный мониторинг и фиксацию всех происшествий на заданной территории;
- производит ограничивание доступа сотрудников и их передвижение по зданию, в заданное время и выходные дни;
- ведёт статистику рабочего времени и учёт посетителей — для этого используют удалённые турникеты и электронные пропускные пункты;
- при помощи специального программного обеспечения есть возможность ознакомится и распечатать все необходимые отчёты и диаграммы;
- взаимодействуя с бухгалтерскими программами можно рассчитать заработную плату и обновить базу посетителей.
Пример интеграции СКУД на небольшой организации
Давайте представим, что мы имеем небольшую организацию, занимающую меньшую часть многоэтажного здания. Персонал организации составляет порядка 50 человек, а сама территория подконтрольного помещения не превышает площадь равную одному этажу здания.
Для обеспечения СКУД в такой организации, нам потребуется приобрести специальные исполняющие устройства, всевозможные электронные замки и засовы, электронные ключи для сотрудников с уникальными цифровыми кодами, несколько считывающих устройств, размещающихся у пропускных пунктов, специальный источник питания для системы и соответственно сам контроллер.
Также могут понадобиться специальные видео или аудио домофоны, для пропуска посторонних лиц или общения с людьми, не имеющими статуса работника организации, установка специальной кнопки открытия двери с внутренней части помещения, стандартное или постороннее программное обеспечение, для ведения статистики и учета рабочего времени, а также всевозможные расходные материалы.
Назначение и особенности
Учет прихода на работу и ухода работников по индивидуальной карте с RFID-меткой считается самым доступным способом авторизации. В данном наборе мы использовали недорогие надежные считыватели Matrix-II. Они устанавливаются накладным способом. При выходе считывателя из строя, его замена занимает не больше 1-2 минут. Ключи прописаны в памяти контроллера СКУД, установленного в недоступном для вандалов месте внутри помещения или в отсеке электрозамка.
Сетевой контроллер можно запрограммировать с помощью компьютера. База карт ведется в бесплатной программе, что облегчает управление выдачей и аннулированием пропусков. Возможна интеграция с конфигурациями 1С и другими учетными системами.
Электромагнитный замок подходит для системы учета рабочего времени по картам в помещениях, где работают люди. Это тип электрозамков в нормальном состоянии открыт. При нарушении электроснабжения в здании блокировка двери исключена.
Журнал учёта рабочего времени
Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.
Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок.
Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант.
Особенности и преимущества использования систем учета рабочего времени
Автоматизированный контроль прихода и ухода сотрудников, а также их непосредственного рабочего времени способен полностью снять с руководства соответствующие задачи. Системы способны вести учет по дням, неделям и месяцам, когда значение имеет общее количество рабочих часов. Они хранят данные обо всех работниках. Доступ к этой информации имеет ограниченный круг лиц и она надежно защищена.
Большинство комплексов достаточно гибки, можно легко корректировать режим работы, учитывать выходные, переработку и отпуск сотрудников. Программы могут составлять необходимые отчеты с разными переменными: общую частоту опозданий или перерывов, фиксировать вынужденные простои, рабочие часы конкретного сотрудника и т.д.
Несмотря на множество положительных факторов, установка и запуск системы учета рабочего времени может стать проблемой при использовании услуг ненадежных поставщиков, выбора неподходящего оборудования или программ с уязвимостями.
Компания Manggis является одним из самых надежных и опытных игроков на рынке систем видеонаблюдения и СКУД в Казахстане. Организация предоставляет заказчикам исключительно качественную и проверенную продукцию. Клиенты получают полноценные консультации для выбора наиболее подходящего решения, среди широкого ассортимента Manggis: системы контроля по биометрии, пропускам, разные варианты видеокамер и т.д. Компания также предлагает полный пакет сопутствующих услуг.
А что же бухгалтер? Ведь с вводом «контролеров учета времени» работы у него прибавляется. Как сказано выше, практически все терминалы передают данные в бухгалтерскую систему предприятия. Причем некоторые могут фиксировать не просто время прихода и ухода, а количество отработанных часов, недостачу их за день, неделю и месяц. Остается только рассчитать зарплату, исходя из уже имеющихся данных. На компьютер бухгалтера также можно установить специальную программу учета рабочего времени, которая стоит от 2000 до 3000 рублей, и тогда работать «с часами» и пропусками будет еще проще.
Установка турникетов, сканеров и всего, что с ним связано, в большинстве случаев предлагается бесплатно, обучение так же входит в стоимость.
Рассказывает Елена Ушакова, главный бухгалтер туроператорской компании: «Когда в нашей далеко не маленькой организации установили еще и «контроль учета рабочего времени», я испугалась, что теперь у всех у нас прибавится работы. А мне, главному бухгалтеру, необходимо будет присматривать за этим процессом, а то и вовсе брать его на себя. Но все оказалось гораздо проще. Один из компьютеров в бухгалтерии соединен с терминалом охраны, так что у нас четко фиксируется время прихода и ухода всех сотрудников, а также время обеда и перекуров – курящим людям приходится проходить через терминал, так как в здании курить запрещено. Все данные заносятся в специальную программу, в отведенную для этой цели таблицу. В нашей компании работает около 90 человек, и на обработку данных о количестве часов, отработанных одним сотрудником, уходит где-то час в месяц, и для этой цели нам пришлось взять нового человека в бухгалтерию. Но никакие специальные знания и навыки для работы с этими программами не нужны, и это большой плюс».
Как видим, работы у бухгалтера прибавляется, но благодаря современным программам выполнять ее можно и быстро, и с минимальными затратами времени.
Для тех, кто не доверяет магнитным картам и программам, придуман более простой способ фиксировать рабочее время сотрудников, а именно: по факту включения сотрудниками своих компьютеров вносится запись в соответствующую программу. Но этот способ таит в себе небольшую проблему – сотрудники могут сговориться друг с другом, чтобы кто-то один включал по утрам их «машины».
Светлана Ивашенцева
Системы контроля и управления доступом на предприятии
Руководство любой современной компании озадачено обеспечением безопасности самого предприятия и его сотрудников. Чтобы на территорию не проникали чужие люди, необходимо иметь проходную с высокой степенью защищенности. Для этого существуют электронные турникеты, входящие в систему контроля и управления доступом на предприятии. Встроенный контроллер фиксируют разрешенный доступ человека на территорию (в соответствии с базой сотрудников), о несанкционированной попытке пройти на территорию завода или офиса сигнализирует определенным звуком и заносит это событие в память прибора.
Контролирование сотрудников может быть построено так называемой бесконтактной проверкой их присутствия на рабочем месте. Для этого достаточно установить оборудование системы контроля доступа в офис у входной двери. Тогда ответственность каждого за приход к началу рабочего дня без опозданий повышается, потому что исключается субъективный подход. Каждому сотруднику компании выдается карта, которую необходимо при входе и выходе проводить по считывающему устройству (считывателю) или вставлять в него.