Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени на 2023, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Табель учета рабочего времени ведем правильно
Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?
В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).
Чем предусмотрен табель
ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.
Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.
С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.
ВАЖНО!
Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.
Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:
- учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
- учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
- при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
- в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Ответы на частые вопросы:
Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?
Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.
Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.
Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?
Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.
Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?
Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.
Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Как заполнить табель учета рабочего времени?
Табель представляет собой поименный список всех работников компании. На протяжении учетного периода здесь ставятся отметки о том, как сотрудник использовал время, отведенное на работу. В списке необходимо присутствие всех работников, даже тех, которые были приняты на временную работу. В небольших компаниях ведением табеля занимается бухгалтерия. В крупных корпорациях, которые насчитывают множество подразделений, цехов и отделов, существует специальная должность − табельщик. Это ответственное лицо заполняет документ в соответствии с требованиями:
- табель можно заполнять, как на компьютере, так и вручную;
- подготавливается табель исключительно тем работником, который за него отвечает;
- открывается табель ежемесячно, первого числа. Два раза в месяц он подается в бухгалтерию: при выдаче аванса в середине месяца, и при начислении зарплаты за весь месяц;
- все фамилии, внесенные в табель, имеют табельный номер. Впоследствии он применяется во всех документах, которые используются для учета трудового времени и его оплаты;
- вычеркивать уволенных сотрудников и вписывать новых можно лишь в том случае, если составлены распоряжения руководителей;
- графы, находящиеся напротив фамилий, предназначены для указания отработанных часов;
- руководитель компании должен подписать документ перед выдачей зарплат.
Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка». Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля. Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:
- Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
- Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
- Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
- Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
- Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.
| Обохзначение букв | Числовой код | Обозначение |
|---|---|---|
| Я | 01 | Продолжительность работы в дневное время |
| Н | 02 | Продолжительность работы в ночное время |
| РВ | 03 | Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
| С | 04 | Продолжительность сверхурочной работы |
| ВМ | 05 | Продолжительность работы вахтовым методом |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ПК | 07 | Повышение квалификации с отрывом от работы |
| ПМ | 08 | Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
| ОТ | 09 | Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
| ОД | 10 | Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
| У | 11 | Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
| УВ | 12 | Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
| УД | 13 | Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
| Р | 14 | Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
| ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
| ОЗ | 17 | Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации |
| ДБ | 18 | Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
| Т | 20 | Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
| ЛЧ | 21 | Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
| ПВ | 22 | Вынужденный прогул в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
| Г | 23 | Невыходы на исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
| ПР | 24 | Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) |
| НС | 25 | Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
| В | 26 | Выходные дни (еженедельный отпуск) инерабочие праздничные дни |
| ОВ | 27 | Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
| НВ | 28 | Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) |
| ЗБ | 29 | Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) |
| НН | 30 | Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| РП | 31 | Простой по вине работодателя |
| НП | 32 | Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника |
| ВП | 33 | Простой по вине работника |
| НО | 34 | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
| НБ | 35 | Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы |
| НЗ | 36 | Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
В табеле содержится вся информация об использовании сотрудниками рабочего времени — о фактически отработанных часах и неотработанном времени (простой, болезнь, прогулы и т.п.). Этот документ необходим:
- бухгалтеру. Табель — первичный документ, на основании которого начисляется заработная плата. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности — исполнение работником обязательств по трудовому договору (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
- налоговикам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение предусмотрен штраф в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, организацию заставят доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени;
- представителям ФСС РФ. Табель может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
- представителям трудовой инспекции. На основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций — от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
- органам статистики. На основании табеля составляется ряд отчетов, например форма N П-4.
Сменная работа вводится, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ст. 103 ТК РФ). Сменная работа ведется в соответствии с графиком сменности, в котором указываются рабочие дни и продолжительность работы каждый день (общая продолжительность работы не должна превышать 40 часов в неделю).
Работа в дневную смену обозначается кодом Я (01). Если же смена приходится и на дневное, и на ночное время, рабочее время такого сотрудника целесообразно учитывать двумя позициями. Для этого в табеле на одного работника отводится дополнительная позиция, в которой отдельно указывается время работы ночью (код Н или 02).
В нижней строке ночной позиции нужно указать продолжительность рабочего времени ночью в часах, минутах.
Здесь фиксируются такие сведения:
-
Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).
-
Коды по ОКУД и ОКПО.
-
Номер — систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
-
Отчетный период — т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
-
Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.
Для чего необходим табель учета рабочего времени
Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:
- Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
- Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
- Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
- Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
- Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).
Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.