Как наладить и вести кадровый учет в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как наладить и вести кадровый учет в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ — это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Предложенная вашему вниманию книга основана на личном опыте организации кадрового документооборота практически «с нуля» на уже функционирующем государственном предприятии.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии. Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации. Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует.

Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т.к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Документы кадрового учёта

Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным

Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.

В общий список обязательных кадровых документов входят:

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки;
• приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
• штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
• графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
• командировочные документы;
• табели по учёту рабочего времени работников;
• должностные инструкции;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист;
• согласие на обработку персональных данных и др.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

• на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
• на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
• на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

• Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
• Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
• Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Основные функции, относящиеся к кадровому делопроизводству:

• разработка локальных нормативных актов. В соответствии с действующим законодательством предприятие обязано разработать и применять на практике правила внутреннего трудового распорядка. Если есть профсоюз, разрабатывается коллективный договор. Помимо этого, необходимо внедрить положения, регламентирующие порядок оплаты труда, проведение аттестаций, сбор, использование и хранение персональных данных. Еще один вид обязательных документов — инструкции, журналы, приказы по ТБ и ОТ;
• организация документооборота, учитывающего движение персонала: найм, увольнение, переводы в другие подразделения, повышения в должности, отправку в командировки или предоставление отпусков. Каждое из перечисленных действий оформляется приказом за подписью ответственного лица. Дополнительно с каждым сотрудником необходимо заключить трудовой договор, внести запись в трудовую книжку;
• учет рабочего времени. Время прихода и ухода работников отображается в табеле. Эти данные необходимы для расчета зарплаты, составления различных приказов и распоряжений;
• составление инструкций, ведение журналов по ТБ и ОТ. Чаще всего предприятия получают предписания о штрафах именно из-за ошибок в данной сфере деятельности. Необходимо отметить, что при формировании документации необходимо учитывать действующее законодательство, ведомственные требования. Ответственные сотрудники работодателя обязаны своевременно проводить инструктажи по охране труда, направлять персонал на обучение или аттестацию с внесением соответствующих записей в особые журналы или протоколы. Помимо этого, необходимо формировать и вводить на предприятии приказы, регламенты, положения, касающиеся ТБ и ОТ и обязательные к исполнению;
• сбор, организация хранения персональных данных работников. Законодательство в данной сфере постоянно ужесточается, в Федеральный закон «О персональных данных» вносятся дополнения и коррективы. Это нужно учитывать, чтобы не сталкиваться с претензиями со стороны трудовой инспекции.

• Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
• Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
• Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
• Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
• За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

Какие обязанности возлагаются на кадрового работника?

Как штатный сотрудник, так и сторонняя компания должны будут заниматься следующим:

• документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также перевода персонала на другие штатные единицы;
• оформление трудовых книжек — внесение записей, регистрация, учет и хранение;
• учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней с внесением изменений в информационные базы;
• мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
• сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
• разработка механизма поощрения и взыскания;
• составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
• формирование трудового стажа;
• своевременный отбор документации для архива и его оформление.

Чем полезна система КЭДО при ведении кадрового делопроизводства?

В КДП существует много типовых процессов, которые из раза в раз выполняются по одному сценарию, но при этом отнимают много времени, как у сотрудников отдела кадров, так и у остальных задействованных работников. Система помогает решить этот вопрос. Кроме того, она делает эти процессы удобнее и прозрачнее, позволяя должным образом оформить документы в два счёта. А самое приятное — КЭДО не требует контратипировать документы на бумаге. Рассмотрим основные преимущества подробнее:

-Автоматизация операционных задач. Система забирает на себя рутинную работу отдела кадров, за счёт чего ускоряется время выполнения процесса, при этом у кадровика остаётся больше времени на выполнения других задач. Она может даже самостоятельно генерировать документы в рамках установленной формы. -Исключение ошибок. Поскольку типовые процессы выполняет система, снижается риск совершения ошибок человеческого фактора. -Быстрый и удобный поиск документов. Больше не нужно будет прерывать горы бумаг в поисках нужного документа. Поиск можно будет осуществить в два клика по различным параметрам. -Напоминания о задачах. Чтобы не забыть подписать документы в срок или составить график отпусков, можно создать событие в электронном календаре, которое напомнит вам сделать что-либо в должный момент, или можно создать задачу с выставленным сроком окончания. -Контроль движения документов. Можно не задаваться вопросом о том, на какой стадии сейчас находится документ, не нужно звонить исполнителю и спрашивать его, когда он подпишет, а вместо этого достаточно просто посмотреть статус этого документа в системе. -Организация работы с удалёнщиками. Система станет идеальным вариантом для тех, кому необходимо выстроить чёткие коммуникации с удалёнными сотрудниками.

Невооруженным глазом видно, что цифровой подход к ведению кадровых документов и трудовых процессов в целом, имеет значительное преимущество над бумажным вариантом. Задачи выполняются легче, быстрее и чётче, при меньших финансовых затратах, так как происходит экономия на логистике, расходных материалах и самой бумаге.

Как уже упоминалось выше, кадровый ЭДО официально разрешён с ноября 2021 года и регулируется ст. 22.1 — ст. 22.3 ТК РФ. Любая компания может сделать выбор, будет она продолжать вести документы в бумажном виде или же перейдёт на электронный формат взаимодействия.

Электронные документы должны отвечать единым требованиям, точно такие же как и для бумажных. На работодателя возлагается ответственность за соблюдение этих требований при осуществлении кадрового учёта.

Оцифровать можно большинство кадровых документов организации, в том числе: трудовой договор, приказы о предоставлении отпуска, служебные записки и другие документы. Они все будут юридически значимы, при условии, что подписаны электронными подписями, которые необходимо будет оформить для всех пользователей на этапе внедрения системы. Это правило не распространяется только на акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда. Эти документы по-прежнему требуется оформлять или контратипировать на бумаге (ст. 22.2 и ст. 22.3 ТК РФ).

Компания RYSTAD ENERGY AS заключила с «РосКо» договор на оказание комплекса консалтинговых услуг – ведение бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и юридическую поддержку российского представительства.

Выражаем благодарность коллективу «РосКо – Консалтинг и аудит» за высокий профессионализм сотрудников, отличное качество оказываемых услуг и своевременность принимаемых управленческих решений. Наше сотрудничество показало, что «РосКо» – это сплоченный коллектив, интеллектуально развитые и доброжелательные специалисты, проявляющие крайне внимательное отношение к пожеланиям клиента.

В вашем лице представительство RYSTAD ENERGY AS обрело надежного и ответственного партнера, максимально чуткого к пожеланиям и требованиям заказчика. Надеемся, что в дальнейшем не возникнет прецедентов, которые разрушат наше взаимное доверие.

Компания RYSTAD ENERGY AS готова к продолжению успешно начатого сотрудничества. Со своей стороны обещаем оказывать «РосКо» всяческое содействие в достижении наших общих целей.

Глава Представительства, Россия и СНГ Rystad Energy As А.А. Сунгуров.

Компания «Элик Уорлд Хотел Рус» рекомендует «РосКо – Консалтинг и аудит» в качестве опытного и высокопрофессионального консультанта по вопросам ведения бизнеса в России.

Мы сотрудничаем с «РосКо» довольно давно. Наши российские партнеры взяли на себя обязательства по ведению бухгалтерского учета на основе аутсорсинга. Благодаря этому у нас отсутствует необходимость в дополнительном наборе сотрудников – бухгалтеров, а значит, снижаются издержки нашего представительства в России. Помимо этого, специалисты «РосКо» находят своевременное и эффективное решение всех вопросов, касающихся грамотного оформления документации, взаимодействия с контролирующими органами и сдачи отчетности.

На протяжении всего периода сотрудничества (а это не один год) у нас не возникло ни одной проблемы, которую бы не разрешили специалисты «РосКо». На примере Вашей деятельности теперь мы точно знаем, что такое консалтинговые услуги от профессионалов экстракласса.

Благодарим коллектив «РосКо – Консалтинг и аудит» за плотное и взаимовыгодное партнерство. Заверяем в нашем всемерном содействии в достижении общего успеха и процветания.

Генеральный директор Демирджи Мехмет.

На какие вопросы должен отвечать кадровый учет

1. Сколько сотрудников работает на предприятии, учитывая все его подразделения
2. Какое у работников образование? Какое образование имеют сотрудники управленческого аппарата, есть ли дипломы о профильном образовании у специалистов?
3. Как происходит разделение персонала по категориям и специальностям?
4. Какой стаж работы у каждого сотрудника? Много ли работников, служащих несколько лет, получили карьерный рост в пределах данной организации?
5. Какова на предприятии текучесть персонала? По каким причинам происходит замена или сокращение должности? Насколько часто появляются кадры для их заполнения?
6. Какой уровень заработной платы в компании? Как распределяется вознаграждение за выполнение обязанностей?
7. Проходят ли работники курсы повышения квалификации? Как часто это происходит и каковы результаты этих мероприятий?
8. Каково состояние кадрового резерва компании? Проходят ли стажировки или обучения?
9. Как часто и по каким причинам сотрудники отсутствуют на рабочем месте?

Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации

Кадровый учет в компании может быть организован несколькими способами. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Остановимся на них подробнее.

Метод организации кадрового учета	Достоинства	Недостатки
Наем штатного кадровика	Сотрудник обладает необходимыми навыками и знаниями. Сотрудник всегда доступен.	Расходы, связанные с необходимостью организации рабочего места, зарплатные и сопутствующие (больничные, отпуск) выплаты. Зависимость от сотрудника, который может заболеть или внезапно уволиться. Невозможность полноценно оценить компетентность сотрудника на начальном этапе.
Привлечение стороннего специалиста (по рекомендации)	Рекомендация специалиста свидетельствует о его хорошей работе в прошлом. Повышенная ответственность исполнителя, поскольку при плохой работе он подпортит и свою репутацию, и репутацию порекомендовавшего его человека.	Иногда рекомендации не являются гарантом. Зависимость от сотрудника, который может заболеть или внезапно уволиться. При возникновении конфликтных ситуаций есть риск испортить отношения с тем, кто порекомендовал специалиста.
Делегирование ведения учета бухгалтеру или секретарю	Отсутствие временных затрат на поиск кадрового специалиста. Уверенность в сотруднике, доверие к нему и его работе. Сокращение расходов, поскольку нет необходимости вводить в штат еще одного сотрудника.	Хороший бухгалтер или секретарь не всегда является грамотным кадровиком. Специалисту непросто эффективно распределить свое время между смежными обязанностями. Часть функций может не исполняться должным образом. Поскольку расширяются функции сотрудника, он может потребовать прибавку к заработной плате.
Делегирование ведения кадрового учета сторонней организации	Квалифицированные специалисты. Отсутствие зависимости от одного конкретного специалиста, поскольку работает целая команда. В консалтинговых фирмах существует несколько уровней проверок. Это позволяет избежать ошибок и не требует повышенного внимания заказчика. Отсутствие затрат на выплату отпускных и больничных. Отсутствие затрат на организацию рабочего места.	При неправильном выборе исполнителя возникают те же минусы, что и в случае с плохим работником.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

• на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

• на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, — от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Кто должен заниматься кадровым учетом

В зависимости от численности штата компании и ее финансовых возможностей, организацией кадрового делопроизводства могут заниматься как отдельные ее сотрудники, так и обособленные структурные подразделения. Вести кадровый учет могут:

• Непосредственный руководитель предприятия. Чаще всего такой способ применяется в молодых компаниях с небольшой штатной численностью (до 20-25 человек).
• Специалист по ведению кадрового делопроизводства. Сотрудник может быть принят на работу с оформлением трудового договора или по договору аутсорсинга.
• Сотрудник штата по совместительству. Нередко обязанности по ведению кадрового учета возлагаются на имеющихся сотрудников – бухгалтера, секретаря, офис-менеджера и др. При выборе такого варианта крайне важно оформить совместительство в соответствии с ТК РФ ( статьями 60.2 и 151) – необходимо получить письменное согласие работника на выполнение дополнительных обязанностей, назначить ему соответствующую доплату, а также проследить, чтобы выполнение дополнительной работы не привело к увеличению продолжительности трудового дня.
• Кадровая служба. Это специальное подразделение, которое создается специально для решения вопросов, связанных с кадровым делопроизводством.

Похожие записи:

• Пособия для беременных и родителей в 2023 году: полный список новых выплат
• Порядок увольнения по сокращению штата и выплаты компенсации
• Как получить помощь для одиноких родителей